JR7: In 30 Tagen vom Nachtelefonieren zum Vertrieb auf Autopilot.
Wie eine Vertriebsorganisation mit über 50 Vertriebspartnern ihre Abstimmung automatisiert hat. Teamleiter, Innendienst und Partner arbeiten heute aus einem System. Rückfragen, Erinnerungen und Auswertungen laufen von selbst.
vom ersten Gespräch bis zum laufenden System
Vertriebspartner werden täglich automatisch geprüft
weniger manuelle Arbeit pro Woche für Teamleiter
Betreuungsaufwand pro Tag für das gesamte System
Viel Vertrieb, zu viel Abstimmung
JR7 wuchs schneller als die Abläufe dahinter. Je mehr Vertriebspartner dazukamen, desto mehr Zeit ging für Nachfragen, Listen und Erinnerungen drauf.
Das Unternehmen
JR7 Sales UG ist eine Strukturvertriebs-Organisation mit Sitz in Eschborn. Über 50 Vertriebspartner verkaufen Wärmepumpen an Privatkunden, organisiert in Teams mit eigenen Teamleitern. Die Leads kommen über einen großen Energiepartner, Termine und Aufträge laufen über dessen Partnerportal und das eigene CRM.
Das Geschäft lief. Aber die Organisation darum herum hing an wenigen Personen, die den ganzen Tag Informationen zusammentrugen und Vertriebspartnern hinterhertelefonierten.
Die Frage von Geschäftsführer Jewgeni Ruban: Wie wachsen wir weiter, ohne dass jeder neue Vertriebspartner noch mehr Abstimmung erzeugt?
Was nicht lief
- Informationen kamen über WhatsApp, Telefon, CRM und Partnerportal und wurden nirgends zusammengeführt.
- Der Innendienst fragte ständig nach, der Außendienst beschwerte sich über den Innendienst.
- Teamleiter mussten dauernd erreichbar sein, statt ihre Leute zu entwickeln.
- Das CRM war lückenhaft gepflegt. Deals stockten, weil Informationen fehlten.
- Halb leere Kalender und Performance-Probleme fielen erst im Monatsbericht auf.
Wir sind mega zufrieden. Wir haben unsere Prozesse deutlich weiter optimiert, und das hat uns die Chance gegeben, weiter zu skalieren. Dabei sparen wir unfassbar viel Zeit.“
Erst die Fehler finden, dann automatisieren
Am Anfang stand keine Software, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme. Für jeden Engpass galt: Was läuft nicht, wo setzen wir an, und wie sieht es danach aus?
Der wichtigste Fund: klare Fehler im System des bestehenden Partners. Fälle blieben zwischen Partnerportal und eigener Organisation hängen, ohne dass jemand den Überblick hatte. Wir haben diese Stellen benannt, offene Fälle getrackt und gezielt mit dem Partner geklärt, statt sie weiter von Hand zu umschiffen.
In 30 Tagen zu voller Automatisierung
Vier Wochen, jede mit einem klaren Ziel. Der Vertrieb lief währenddessen ganz normal weiter.
- Woche 1
Probleme finden, erste Automatisierung
- Gespräche mit Geschäftsführung, Teamleitern und Innendienst
- Alle Datenquellen und Abläufe aufgenommen
- Fehler im System des Partners benannt
- Erste Routine automatisiert
- Woche 2
Automatisieren, verbessern, verknüpfen
- Automatisierungen zum Laufen gebracht
- Partnerportal, CRM und Listen verknüpft
- Reminder-Logik und Slots-Check scharfgeschaltet
- Woche 3
Portal bauen und einführen
- Teamleiter-Portal erstellt
- Einführung mit den Teamleitern
- Frühwarnungen für Performance und Systempflege
- Woche 4
Erste Ergebnisse
- System läuft im Alltag
- Teamleiter steuern nach Ausnahmen
- Erste Effekte gemessen und nachgeschärft
So sieht ein Morgen im Portal aus
Jedes Problemfeld, das JR7 genannt hatte, hat im Portal eine Antwort. Teamleiter sehen sofort, wo sie gebraucht werden. Die Aufnahme zeigt den Ablauf mit fiktiven Werten.
Gebaut für die Probleme, die JR7 hatte
Das Portal hat jedes Problemfeld gelöst, das die Vertriebsorganisation genannt hatte. In einer anderen Organisation sehen die Probleme anders aus, also auch die Automatisierungen und das Portal.
Kein Ersatz für Ihr CRM
JR7 hatte bereits ein CRM und ein Partnerportal. Die Probleme lagen dazwischen: in Daten, die niemand zusammenführt, in Erinnerungen, die jemand von Hand schreibt, in Fehlern, die keiner bemerkt.
Ihr CRM
- speichert Kunden, Deals und Termine
- zeigt, was eingetragen wurde
- ist für alle Vertriebe gleich gebaut
Sailes Excellence
- arbeitet mit Ihrem CRM, nicht stattdessen
- zeigt, was fehlt, und erinnert automatisch
- ist für Ihre Abläufe gebaut
Jedes Problemfeld, eine Lösung
Bei JR7 hat jeder genannte Engpass seine eigene Automatisierung und seine eigene Ansicht im Portal bekommen.
- Informationen verstreutÜbersicht
- To-dos versandenTo-dos und Reminder
- Kalender halb leerSlots-Check
- CRM lückenhaft gepflegtSystempflege
- Performance zu spät sichtbarPerformance
- Fälle hängen beim PartnerFall-Tracking
Ihr Vertrieb hat andere Baustellen? Dann bekommt er andere Automatisierungen und ein eigenes Portal. Für alles, was trotz CRM noch nicht rund läuft.
Weniger Nachfassen, mehr Zeit für Umsatz
Die Arbeit ist nicht verschwunden, sie macht jetzt das System. Teamleiter kümmern sich um die Ausnahmen und um ihre Vertriebspartner.
Vorher
- Informationen aus vier Kanälen von Hand zusammensuchen
- Jedes offene To-do einzeln nachtelefonieren
- Kalenderlücken fallen auf, wenn Termine schon fehlen
- Performance-Probleme erst im Monatsbericht
- Fälle hängen beim Partner fest, ohne dass es jemand merkt
Heute mit dem Autopiloten
- Alle Daten an einem Ort, jeden Morgen aktuell
- Erinnerungen gehen automatisch raus, Eskalation erst ab dem dritten Reminder
- Täglicher Slots-Check gegen das Soll von 120 %
- Frühwarnungen bei Performance und fehlender Systempflege
- Offene Fälle beim Partner werden getrackt und gezielt geklärt
weniger Nachfassen und Listenpflege
weniger Rückfragen an den Außendienst
vor und nach der Einführung
vor und nach der Einführung
Durch die Optimierung und Aufbereitung im Datentool habe ich einen viel besseren Überblick über die To-dos und die Pipeline meiner Vertriebspartner. Das spart mir jeden Tag wertvolle Zeit.“
Recruiting, das sich selbst vorsortiert
Wer wächst, braucht neue Vertriebspartner. Bisher kostete jede Bewerbung ein Erstgespräch, egal wie gut sie passte. Der neue Recruiting-Funnel bringt nur noch die Richtigen zu den Agency Heads.
Ausbaustufe für JR7 · Konzept- 01
Bewerbung mit Ausschlusskriterien
Ein kurzes Formular klärt die harten Kriterien. Wer nicht passt, scheidet sofort aus, ohne dass jemand die Bewerbung lesen muss.
alle Bewerbungenautomatisch - 02
Video-Schritte mit Sales-Case
Bewerber beantworten Fragen per Video und lösen einen kurzen Verkaufsfall. Zeitversetzt, ohne Terminabstimmung.
passende Bewerbungenautomatisch - 03
KI-Auswertung
Die KI wertet jedes Video nach festen Kriterien aus und fasst die Stärken und offenen Punkte zusammen.
vollständige VideosKI - 04
HR-Gespräch mit Bewerberakte
HR geht vorbereitet ins Gespräch: Die KI erstellt eine Akte mit Antworten, Video-Ausschnitten, Bewertung und passenden Rückfragen.
empfohlene BewerberMensch + KI-Akte - 05
Gespräch mit den Agency Heads
Nur wer alle Stufen besteht, landet bei der Geschäftsführung. Jede Stufe filtert weiter, die Zeit der Chefs geht nur an die Besten.
die BestenMensch
Wo die KI arbeitet und wie
- Videos auswerten
- Die KI verschriftlicht jede Antwort und bewertet sie nach den Kriterien von JR7: Auftreten, Überzeugungskraft im Sales-Case, Motivation und Passung.
- Bewerberakte schreiben
- Alle Infos zu einer Person auf einer Seite, mit den wichtigsten Video-Stellen und Vorschlägen für Rückfragen. Niemand muss Notizen zusammensuchen.
- Gleiche Maßstäbe für alle
- Jede Bewerbung wird nach denselben Kriterien geprüft, egal wer gerade Zeit hat oder wie voll der Tag ist.
Die KI empfiehlt, Menschen entscheiden. Über jede Zu- oder Absage nach dem Formular entscheiden HR und Agency Heads selbst.
Reichweite und Recruiting-Content kommen über unser Partnernetzwerk. Wir bauen den Funnel, der daraus Vertriebspartner macht.
Wie viel Zeit spart das?
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Rechenbeispiel, keine Messwerte von JR7. Vorher führt jede Bewerbung zu einem Erstgespräch. Nachher werden alle KI-Akten gelesen und nur die verbleibenden Bewerber gesprochen.
Drei Dinge, die jede Organisation übernehmen kann
Was bei JR7 funktioniert hat, lässt sich übertragen. Unabhängig von Branche und Größe.
Erst diagnostizieren
Wer Fehler automatisiert, bekommt sie nur schneller. Die größten Hebel lagen bei JR7 in Schnittstellen, die niemandem gehörten.
Nach Ausnahmen steuern
Teamleiter müssen nicht alles sehen, sondern das Richtige. Frühwarnungen ersetzen den Rundruf am Morgen.
Kleiner Aufwand im Betrieb
Das ganze System braucht heute 1–2 Stunden Betreuung pro Tag. Den Rest erledigen die Routinen selbst.
Wo steckt in Ihrem Vertrieb die manuelle Arbeit?
Im Vertriebs-Check finden wir in 15 bis 30 Minuten heraus, wo Vertriebspartner, Teamleiter und Inhaber am meisten Zeit verlieren. Danach haben Sie einen klaren Fahrplan.
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